Ukryty koszt Excela. Ile naprawdę kosztuje arkusz, o którym nikt nie myśli.
Z tego wpisu dowiesz się, ile realnie kosztuje trzymanie kluczowych procesów w Excelu - w czasie ludzi, integralności danych i ryzyku błędów.
Cześć! W poprzednim wpisie pisałem, że nie każdy proces potrzebuje AI. Dziś zostawiam AI z boku, bo jest coś, co w większości polskich firm dawno zdążyło zrobić się ważniejsze od jakiegokolwiek systemu, którym firma się chwali, choć nie znajdziecie tego w żadnym rejestrze IT, nikt nie robił dla tego oceny ryzyka, a formalnie w firmie to w ogóle nie istnieje.
System, którego oficjalnie nie ma
Zapytajcie dyrektora IT, ile systemów działa w firmie, a dostaniecie solidną listę z właścicielami i budżetem na utrzymanie: ERP, CRM, system do planowania produkcji, pocztę, kilka narzędzi branżowych.
Nikt na tej liście nie wymieni arkusza, w którym brygadzista co tydzień układa harmonogram przeglądów maszyn. Ani tego, na podstawie którego dział zakupów decyduje, kiedy złożyć zamówienie na surowiec. Ani tamtego, który księgowa trzyma na pulpicie od czterech lat i o który boi się zapytać, bo "jeszcze działa".
A jednak, gdyby ten arkusz zniknął jutro, część firm miałaby poważniejszy problem niż przy awarii niejednego systemu z oficjalnej listy.
Dlaczego nikt tego nie zauważa
To nie jest zaniedbanie, tylko efekt tego, jak Excel wchodzi do firmy. Nikt nie podejmuje formalnej decyzji, żeby zrobić z arkusza system, na którym oprze się planowanie produkcji, tylko dzieje się to stopniowo, kolumna po kolumnie, arkusz po arkuszu, aż w pewnym momencie firma zaczyna polegać na "systemie", którego nikt nigdy nie zaprojektował, nie przewidział błędów, ich weryfikacji ani polegalności na tymże wytworze.
Podatek, którego nikt nie księguje
Ten stan ma swoją cenę, tylko że nikt jej nigdzie nie zapisuje. Świeże badanie z 2026 roku policzyło to za nas: specjaliści od operacji spędzają średnio 3,6 godziny tygodniowo na poprawianiu błędów w arkuszach, co daje prawie 22 dni robocze rocznie na samo łatanie dziur.
A mówimy o błędach, które ktoś znalazł. Dodatkowy, niepoliczony koszt rozmywa się jeszcze w dziesiątkach drobnych przestojów. Ktoś dzwoni do kolegi z pytaniem, którą wersję ma otworzyć. Ktoś inny traci kwadrans na szukanie, gdzie zniknęła ostatnia aktualizacja. Jeszcze inny przepisuje ręcznie coś, co już raz zostało policzone, tylko w innym pliku.
Wersja, która stała się prawdą
Z czasem w firmie krąży już nie jeden arkusz, tylko kilka jego wariantów: jeden u kierownika na hali, drugi wysłany mailem do dyrektora produkcji, trzeci poprawiony po porannej odprawie, o której kierownik jeszcze nie wie, a każdy z nich wygląda niemal identycznie i każdy odpowiada trochę inaczej na to samo pytanie.
Problem pojawia się w momencie, kiedy ktoś na tej podstawie podejmuje decyzję, na przykład o zakupie materiałów. Wtedy pytanie, która wersja jest prawdziwa, przestaje być ciekawostką z działu IT, a staje się pytaniem o to, czy firma w ogóle wie, na jakich danych pracuje.
Ciche błędy
Najbardziej podstępne w błędach arkuszowych jest to, że rzadko dają o sobie znać od razu. Dobrze zaprojektowany system informatyczny, kiedy występuje błąd w danych, zwykle wysyła o tym alert. Błąd w arkuszu potrafi cicho pracować miesiącami, zanim ktoś w ogóle postara się o jego znalezienie.
W 2020 roku Public Health England zgubiło prawie 16 tysięcy przypadków COVID-19, bo plik zapisany w starym formacie .xls trafił na limit liczby wierszy i po prostu przestał przyjmować nowe dane, bez żadnego komunikatu o błędzie. Dekadę wcześniej dwóch ekonomistów z Harvardu pomyliło się w arkuszu do pracy naukowej, którą później cytowano przy uzasadnianiu cięć budżetowych w wielu krajach, bo licząc średnią, nie zaznaczyli całego wiersza danych, więc kilka krajów po prostu zniknęło z wyliczeń.
W obu przypadkach nikt nie zrobił niczego, co dałoby się nazwać rażącym błędem, bo arkusz zrobił dokładnie to, o co go poproszono, tylko że nikt już nie pamiętał, o co dokładnie poprosił, ani czy poprosił o to odpowiednią wersję tego pliku.
To nie wina Excela
Podobnie jak przy AI, o którym pisałem tydzień temu, problem nigdy nie leży w samej technologii. Excel jest znakomitym narzędziem osobistej produktywności i pewnie zostanie nim jeszcze długo, ale nie jest bazą danych, nie ma wbudowanej kontroli wersji i nikt nie projektował go z myślą o dźwiganiu procesu, w który zaangażowanych jest kilkanaście osób naraz.
To nie jest argument za tym, żeby natychmiast wyrzucić Excel z firmy, tylko za tym, żeby raz na jakiś czas zadać sobie pytanie, które rzadko ktoś zadaje, zanim jest już za późno: który z naszych arkuszy przestał być arkuszem, a stał się cichym systemem, na którym opiera się firma, mimo że formalnie taki system nigdy nie powstał.
Odpowiedź na to pytanie każda firma musi znaleźć sama. Ja jedynie zachęcam, żeby zacząć je sobie zadawać.
Jeśli tematy, które poruszyłem Cię zainteresowały, rozważ zaobserwowanie moich social mediów aby nie przegapić kolejnych wpisów.
